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Procurement smart e sotto controllo: la strategia vincente di TicketOne

Dalla gestione manuale a un sistema totalmente digitale e integrato: ordini, contratti e fatture in un unico flusso.

L’ufficio acquisti digitale di TicketOne

TicketOne è leader in Italia con diversi milioni di biglietti commercializzati attraverso la propria piattaforma multicanale.

Dal 2007 TicketOne è entrata a far parte di un circuito europeo guidato dalla tedesca CTS Eventim (quotata alla Borsa di Francoforte) con la prospettiva di allargare ulteriormente la propria clientela estera da un lato, e di promuovere anche oltre confine gli eventi italiani in vendita dall’altro.

CHALLENGE

Una strategia omnichannel, paperless e 100% digitale

TicketOne gestiva processi d’acquisto frammentati, basati su file Excel, approvazioni distribuite e attività manuali che rallentavano i tempi e aumentavano il rischio di disallineamento. La mancanza di una piattaforma centrale impediva controllo, visibilità e tracciabilità sui contratti e sulle richieste di acquisto.

solution

Quando il procurement diventa smart: la soluzione Docsweb

TicketOne ha abbandonato processi frammentati e file Excel per adottare un sistema digitale integrato grazie a HNRG e alla piattaforma Docsweb Digital Procurement.

In 8 mesi, HNRG ha collaborato con TicketOne per mappare i processi e creare una soluzione su misura che gestisce l’intero ciclo di acquisto in un’unica interfaccia: ordini, contratti e fatture passive.

Il risultato: niente più carta o processi manuali, maggiore efficienza, controllo e trasparenza, con oltre 3.000 ordini, 700 contratti e 500 fatture gestiti, approvazioni più rapide e piena visibilità su ogni operazione.

La piattaforma integra nativamente:

Firma digitale per velocizzare le approvazioni

Connessione diretta con ERP e Sistema di Interscambio (SDI) per un flusso dati automatico

Workflow approvativi personalizzati che rispettano le deleghe aziendali

Portale fornitori per una collaborazione fluida tramite tecnologia Push Attiva

Tracciabilità totale di ogni documento e fase del processo

EXECUTION

La rivoluzione smart nella gestione degli acquisti aziendali

La fase di implementazione è stata gestita con un approccio collaborativo e pragmatico: dopo aver ascoltato il funzionamento interno di TicketOne e compreso le esigenze delle diverse funzioni aziendali, gli input sono stati tradotti in un modello digitale efficace. L’esecuzione è avvenuta senza interruzioni operative, con un onboarding graduale, che ha consentito al team interno di sentirsi subito padrone del nuovo sistema. La formazione mirata e il supporto costante hanno facilitato l’adozione della piattaforma in modo naturale e condiviso. Punti chiave dell’execution

coinvolgimento diretto dei key user del Finance
mappatura e ottimizzazione dei processi d’acquisto
co-design delle regole approvative secondo deleghe organizzative
implementazione modulare e scalabile
onboarding fluido con formazione pratica e assistenza continua

BENEFITS

Procurement smart, paperless e 100% digitale

I risultati sono stati tangibili fin da subito:

-70% di attività manuali
processo procurement completamente paperless
maggiore controllo su contratti e flussi autorizzativi
riduzione errori e tempi di approvazione
tracciabilità totale e trasparenza verso la governance

QUOTE

“Abbiamo scelto Docsweb perché era la soluzione perfetta per ristrutturare il nostro processo d’acquisto rendendolo completamente digitale ed efficiente. La collaborazione con HNRG è stata determinante: ci siamo sentiti supportati e guidati in un percorso riorganizzativo stimolante.”

Federico Zersi

Head of Planning and Control di TicketOne